تمثل القوائم المالية الناتج النهائي والأساسي للعمل المحاسبي في أي وحدة اقتصادية، وهي تنشأ نتيجة إجراء مجموعة من المعالجات المحاسبية على البيانات التي ترتبط بالأحداث والأنشطة التي تقوم بها الوحدة الإقتصادية بغرض تقديمها بصورة إجمالية وملخصة إلى كافة الجهات التي يمكن أن تستفاد منها في إتخاذ القرارات المختلفة. ويتحدد الهدف العام للقوائم المالية من خلال الهدف العام للمحاسبة وذلك بتوفير البيانات والمعلومات اللازمة والمفيدة للعديد من الجهات التي لها علاقة (مباشرة أو غير مباشرة) بالوحدة الاقتصادية بهدف اتخاذ القرارات المختلفة في ضوئها، وذلك من خلال:

  • توضيح وتحديد نتيجة العمليات والأنشطة التي قامت بها الوحدة الاقتصادية خلال فترة مالية معينة (من ربح أو خسارة).

  • توضيح قوة المركز المالي للوحدة الاقتصادية في لحظة زمنية تتمثل في نهاية الفترة المالية.

ويتم إعداد القوائم المالية في نهاية الفترة المالية التي جرى العرف على إنها تمثل سنة مالية تبدأ في 1/1 وتنتهي في 31/12 ، وهي تقدم إلىمجموعة من الجهات التي لها علاقة (مباشرة أو غير مباشرة) بالوحدة الإقتصادية، سواء كانت من داخل الوحدة الإقتصادية مثل:المالكين،الإدارة (بمختلف مستوياتها)، العاملين في الوحدة الاقتصادية، أو من خارج الوحدة الاقتصادية مثل: المساهمين، المستثمرين، البنوك والمؤسسات المالية الأخرى، الدائنين والمقرضين، أجهزة الدولة المختلفة (مثل الوزارة المختصة، وزارة التخطيط، الهيئة العامة للضرائب، الخ) ، حيث يتم اتخاذ العديد من القرارات في ضوء البيانات التي تحتويها القوائم المالية. وبغرض تحقيق الهدف العام للقوائم المالية فإن هناك مجموعة من الأهداف الفرعية التي يجب مراعاة تحقيقها عند إعداد القوائم المالية من أهمها الآتي: إن البيانات التي تحتويها القوائم المالية يجب أن تساعد في توفير المعلومات المفيدة للعديد من الجهات (الداخلية والخارجية) التي لها علاقة بالوحدة الاقتصادية بهدف اتخاذ القرارات المختلفة، وبما يعني ضرورة التأكد من توفير المعلومات لأولئك المستخدمين الذين ليس لديهم السلطة أو القدرة أو الإمكانيات على طلب المعلومات مباشرة من الوحدة الإقتصادية إلى جانب المستخدمين من داخل الوحدة الإقتصادية.
ضرورة الأخذ بنظر الإعتبار اختلاف الإحتياجات من البيانات والمعلومات التي تحتاجها الجهات المختلفة، وبما يعني أن القوائم المالية يجب أن تعد في ظل الأهداف التي يتوقع أن تحقق الفائدة لاحتياجات المستخدمين المتعددين سواء في عمليات التخطيط أو الرقابة أو تقييم الأداء ... الخ. يجب أن توضح البيانات الواردة في القوائم المالية إمكانية المقارنة مع بيانات فترة (أو فترات) مالية سابقة بهدف المساعدة على توفير البيانات والمعلومات الملائمة لاتخاذ القرارات الخاصة بتقييم الأداء واتخاذ القرارات المستقبلية أو التخطيط لها وكذلك عمل المقارنات المختلفة.
توفير المعلومات اللازمة لما يتعلق بالكيفية التي مارست بها الوحدة الإقتصادية نشاطاتها المختلفة وذلك من خلال تحليل تلك الأنشطة وتوضيح كيفية تدبير أموالها (الحصول عليها) والمجالات التي تم فيها استخدام تلك الأموال.
ضرورة توفير البيانات اللازمة عن المجالات غير الربحية التي قامت أو ساهمت بها الوحدة الإقتصادية، وخاصة فيما يتعلق بتوفير البيانات عن الدور الإجتماعي (المسؤولية الإجتماعية) وكذلك توفير البيانات المتعلقة بالبيئة، على اعتبار أن هذه الأنشطة لها تأثيراً واضحاً (مباشراً أو غير مباشر) على المجتمع الذي تعمل الوحدة الإقتصادية ضمن نطاقه.
الأخذ بنظر الإعتبار القدرات المختلفة لاستخدام وفهم البيانات الواردة في القوائم المالية من قبل المستخدمين المتعددين (المحتملين) من حيث درجة ثقافتهم الإدارية والمحاسبية وخبرتهم في مجال التعامل مع تلك البيانات خلال فترة أو فترات زمنية سابقة.
وفي سبيل تحقيق الأهداف العامة والفرعية السابقة، فان هناك عدة أنواع من القوائم المالية التي يمكن أن يقوم النظام المحاسبي بإعدادها في نهاية كل فترة مالية والتي يمكن تقسيمها إلى عدّة أنواع:

1- القوائم المالية الأساسية:وهي تشمل مجموعة القوائم المالية التي يجب أن يقوم النظام المحاسبي بإعدادها في نهاية الفترة المالية، فهي تعتبر إلزامية، وتشمل كلّاً من:

  • قائمة الدخل.

  • قائمة المركز المالي.

  • قائمة التوزيع، أوالأرباح المحتجزة

تشمل قائمة الدخل بيان الإيرادات والمصروفات، وصافي الربح أو صافي الخسارة، الناتجة من عمليات المشروع، عن فترة محاسبية محددة، أي أنها بمثابة قائمة للنشاطa statement of activity..
أمّا قائمة المركز المالي، فتشمل كل الحسابات في دفتر الأستاذ العام، التي مازال لها أرصدة مدينة أو دائنة، بعـد عمـل التسويـات الجرديـة وإقفال الدفاتـر. ويتم ترتيب هذه الأرصـدة في قائمة المركز المالي بطريقة خاصة.
ويمكـن وصف قائمة المركـز المالي، علـى أنها قائمة الاستثمـارA Statement of Investment، بمعنى أنها تشتمل على عرض وتحليل لمصادر الأموال (الأموال المقترضة ورأس المال المملوك)، واستثمار هذه الأموال في مختلف أصول المشروع (أوجه الاستخدام).
وهذا الوصف لقائمة المركز المالي، يؤكد أنها ليست قائمة قيمة، ولكنها بيان عن مصادر الأموال، واستخدامها، مرتبة طبقاً لقواعد متعارف عليها.
أمّا بالنسبة إلى قائمة التوزيع أو الأرباح المحتجزة، في شركات المساهمة فهي تحليل للتغيرات، التي حدثت في حقوق أصحاب المشروعStockholder’s Equity، خلال فترة المحاسبة.
 

2- القوائم المالية الإضافية (الملحقة):
وإلى جانب هذه القوائم الرئيسية، هناك قوائم أخرى مساعدة أو فرعية، لإعطاء تفصيلات عن بعض البنود، التي تظهر بصورة مختصرة في القوائم المالية الأساسية.
وتُعدّ هذه القوائم الفرعية، في الغالب، في صورة جداول. ومن أمثلة هذه الجداول، تلك التي تُعطي تفصيلات عن المباني، والأراضي، والآلات، ومجمع الإهلاك (الاستهلاك للأصول)، والمخزون السلعي، والاستثمارات طويلة الأجل، والالتزامات طويلة الأجل، وتكلفة المبيعات، والمصروفات البيعية، والمصروفات الإدارية الخ.
وهي تشمل كافة القوائم المالية الأخرى التي يمكن إعدادها إلى جانب القوائم المالية الأساسية اعتماداً على درجة الحاجة إلى إعدادها والأغراض التي يمكن أن تساعد في تحقيقها لمجموعة من المستخدمين سواء من داخل الوحدة الاقتصادية أو من خارجها، وهي تشمل كلا من: قائمة التغير في المركز المالي (قائمة مصادر الأموال واستخداماته)، قائمة حقوق الملكية قائمة القيمة المضافة تُعرّف القوائم المالية، الرئيسية والفرعية، بأنها تقارير عامةOver-All Reports، بمعنى أنها تُظهر المركز المالي، ونتيجة الأعمال للمشروع كوحدة واحدة.
وتُعَدّ هذه البيانات الإجمالية بيانات تاريخية بطبيعتها.
وهذه البيانات الإجمالية العامة عن المشروع، لا يمكن استخدامها للحكم التفصيلي عن قسم أو جانب من نشاط المشروع، خلال دورة التشغيل. ولكن إدارة المشروع، تحتاج إلى عدد من التقارير التفصيلية أو الإجمالية، عن أجزاء أو عن أوجه نشاط معينة، ينفذها هذا المشروع.
وهذه التقارير الداخلية، قد يتم إعدادها على أساس يومي، أو أسبوعي، أو شهري، أو ربع سنوي، أو طبقاً لطلب الإدارة.